Wie wählt man ein ERP aus, das man wirklich nutzen kann und woran sollte man denken, bevor man es kauft?
Das ERP-System wird mit Sicherheit eine wichtige Unterstützung beim Aufbau besserer Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern sein.
Aber sie kann auch andere Bereiche Ihres Unternehmens stärken.
All dies ist nur möglich, wenn Sie das beste ERP für Ihre Art von Unternehmen wählen.
Wie wählt man ein ERP aus, das man wirklich nutzen kann, und woran sollte man denken, bevor man es kauft? Wir werden in diesem Abschnitt versuchen, eine Antwort auf diese Frage zu finden.
Warum sollte man sich überhaupt für ein ERP entscheiden?
Wenn Ihr Unternehmen wächst und neue Kunden aufnimmt, wird es früher oder später nicht mehr ohne ERP bzw. CRM auskommen. Die Verwaltung einer zersplitterten Datenbank von Kunden und anderen Kontakten ohne ein zentrales System nimmt unnötig Zeit in Anspruch, die Sie für andere Aktivitäten aufwenden könnten. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass Sie wahrscheinlich viele Verkaufschancen verpassen werden.
Mit einem guten ERP-System werden Sie viel wettbewerbsfähiger und können Herausforderungen wie diese leichter bewältigen:
- Behalten Sie den Überblick über alle Ihre Kunden, Lieferanten und anderen Partner
- Aggregation aller relevanten Daten in einer übersichtlichen Datenbank
- Aufbau engerer Beziehungen zu Ihren Kunden und Verbesserung der Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Kunden
- Rationalisierung der Vertriebs- und Marketingprozesse
- Kundenakquise
- Verbesserung der Kommunikation und Koordination zwischen Abteilungen und Teams in Ihrem Unternehmen
- Automatisierung von stereotypen Aufgaben
- Mahnungen und Erinnerungen an wichtige Fristen
- Führen von Leads durch den gesamten Verkaufstrichter
- Statistische Verwaltung und Datenanalyse
- Überwachung und Messung der Leistung von Mitarbeitern und ganzen Verkaufs- oder anderen Teams und Abteilungen
- Verwaltung gezielter E-Mail- oder anderer Kommunikationskampagnen
- Planung von Besprechungen und anderen wichtigen Ereignissen und vieles mehr.
Doch die Auswahl des richtigen ERP ist nicht einfach! Neben dem aktuellen Bedarf des Unternehmens spielen auch Faktoren wie Finanzen, technischer Hintergrund und Zukunftspläne eine Rolle.
Bevor Sie mit der eigentlichen Auswahl beginnen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche Geschäftsprozesse Sie mit ERP verbessern und welche neuen Funktionen Sie implementieren möchten.
Möchten Sie die Zahl der Geschäftsabschlüsse erhöhen? Die Zeit, die es braucht, um einen neuen Kunden zu gewinnen, zu verkürzen? Routinearbeiten automatisieren? Sie sollten auch klären, woran Sie den Erfolg des neuen Systems messen wollen, d. h. Sie sollten Leistungsindikatoren (KPIs) festlegen.
Entscheiden Sie auch, welche Abteilung das ERP nutzen soll und wie viele Benutzer benötigt werden.
Außerdem sollten Sie berechnen, wie viel Sie bereit sind, in die ERP-Einführung zu investieren. Und das in dem Wissen, dass sich eine solche Investition enorm auszahlen kann. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die richtige, auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Konfiguration sowie die richtige Schulung und Anpassung Ihres Teams an das neue System erfolgt.
Ihre nächste Auswahl sollte dann von den folgenden Punkten bestimmt werden…
Sind Sie auf der Suche nach einem ERP für ein kleines, großes oder mittleres Unternehmen?
Wenn Sie ein ERP für ein kleines Unternehmen suchen
Dann suchen Sie nach einer Lösung, die preiswert, einfach zu bedienen, mit kurzer Einarbeitungszeit und problemloser Installation ist.
Die meisten kleinen Unternehmen haben weder die Zeit noch die Ressourcen für eine längere und anspruchsvollere ERP-Implementierung – oft fehlt es ihnen an der notwendigen Technologie und geschultem IT-Personal. Ihre Priorität ist es, das System so schnell wie möglich zum Laufen zu bringen. Oft ist es ratsam, ein externes Hosting des Systems in der Cloud zu wählen, worauf weiter unten eingegangen wird.
Kleine Unternehmen sollten auch ein modulares ERP mit weniger Funktionen bevorzugen, das mit der Entwicklung des Unternehmens selbst erweitert werden kann.
Wenn Sie ein ERP für ein mittelständisches Unternehmen wünschen
Mittelständische Unternehmen sind ein sehr weit gefasster Begriff und die meisten Unternehmen dieser Gruppe können Ansprüche und Ambitionen haben, die denen von kleinen und großen Unternehmen nahe kommen.
Meistens haben mittelständische Unternehmen jedoch mehr mit kleineren Unternehmen gemeinsam als mit großen Unternehmen und werden daher auch unter dem Begriff SMB (Small and Medium Business) zusammengefasst.
ERP für diese Unternehmen sollte ähnliche Merkmale aufweisen wie ERP für kleinere Unternehmen (schnelle Implementierung, intuitive Steuerung oder Cloud-basierte Lösung), aber auch eine ausreichende Bandbreite an Funktionen bieten, um in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt zu werden.
Wenn Sie nach einem ERP für ein großes Unternehmen suchen
Große Unternehmen setzen sich aus vielen Abteilungen zusammen – IT, Marketing, Vertrieb, Buchhaltung usw. – und dementsprechend sind auch die ERP-Anforderungen.
Als Eigentümer oder Manager eines großen Unternehmens suchen Sie nach einem robusten System, das in der Lage ist, die Aktivitäten jeder dieser Abteilungen so weit wie möglich zu automatisieren und gleichzeitig so übersichtlich zu sein, dass die Gesamtkoordination von einem einzigen Standort aus erfolgen kann.
Sie werden wahrscheinlich kein Problem haben, ERP auf Ihren eigenen Servern mit Ihrem eigenen IT-Team zu implementieren und Sie werden viel Zeit haben, um jedes Detail abzustimmen.
Denken Sie daran, dass ERP nicht nur Kundenbeziehungsmanagement bedeutet. Es wird auch bei der Projektverwaltung und anderen Aktivitäten helfen.
Die Hauptfunktion von AutomaticERP ist, wie der Name Customer Relationship Management schon sagt, das Management von Kundenbeziehungen. Möglichkeiten der Nutzung ERP für Kundenbeziehungsmanagement,diese Systeme bieten unzählige Möglichkeiten.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für AutomaticERP:
Sammeln und Kategorisieren aller Kundendaten, die während aller Interaktionen mit den Kunden erfasst werden.
Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Kunden in Gruppen einteilen und Ihre Kommunikation auf diese Gruppen oder sogar Einzelpersonen zuschneiden.
Call-Centrum
Die Telekommunikation ist ein wichtiger Bestandteil der Kundeninteraktion und damit ein wichtiger Bestandteil des gesamten ERP. Von der automatischen Anwahl und Anrufumschreibung mit künstlicher Intelligenz bis hin zu Planungs- und Analysetools und VoIP-Konnektivität.
Berichterstattung
Alle Kundendaten können in klare Statistiken umgewandelt werden. Geben Sie einfach die gewünschten Parameter ein, und das System liefert Ihnen automatisch regelmäßige Berichte.
Automatisierung
Sich wiederholende Aufgaben wie das Hinzufügen von Leads, das Versenden von Benachrichtigungen, Dankes-, Marketing- oder anderen E-Mail-Vorlagen, Erinnerungen und andere Kundeninteraktionen können mit ERP leicht automatisiert werden.
Wenn Sie ein ERP kaufen, sollten Sie bedenken, dass es Ihrem Unternehmen auch in vielerlei anderer Hinsicht helfen kann.
Viele Unternehmen nutzen ERP für das Projektmanagement und profitieren von den zahlreichen Funktionen, die es zu diesem Zweck bietet, um nur einige zu nennen:
- Gantt-Diagramm Ein klassisches Instrument zur Planung von Projekten im Zeitverlauf.
- Funktionen des Projektmanagements Zuweisung von Projekten und Fristen an jede Person und jedes Team, Festlegung von Prioritäten, Überwachung ihrer Umsetzung und Einrichtung eines speziellen Chats für jedes Projekt.
- Kanban-Board - eine Tabelle, die es einfacher macht, das Projekt zu visualisieren und Aufgaben in "geplant", "in Arbeit" oder "abgeschlossen" zu sortieren.
- Statistische Funktionen. Die Bewertung von Projekten nach ihrem Abschluss ist für die Rationalisierung künftiger Projekte unerlässlich. Ein gutes ERP wird Ihnen eine solche Funktion bieten.
Natürlich ist dies alles nur ein kleiner Teil der Funktionen, die fortschrittliche ERP-Systeme, einschließlich AutomaticERP, bieten. Die Einführung eines ERP-Systems sollte daher nicht nur ein Schritt zur Verbesserung der Kundenbeziehungen sein – überlegen Sie auch, welche anderen Bereiche Ihres Unternehmens ein solches System verändern und effizienter machen könnte.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines ERP die Art Ihres Unternehmens.
Bei der Suche nach einem ERP kommt es nicht nur auf die Größe des Unternehmens an, sondern auch auf seine Ausrichtung. Schauen Sie sich an, welche Funktionen es zum Beispiel haben sollte:
ERP für E-Shops
Im E-Commerce ist es wichtig, über ein ERP zu verfügen, mit dem Sie die Nachfrage und den Bestand überwachen, analysieren können, woher Ihre Kunden kommen und Ihre Marketingstrategien entsprechend anpassen können. Und natürlich eine perfekte Kundenbetreuung vor und nach dem Kauf des Produkts.
ERP für den Tourismus
Es soll Ihnen helfen, einen perfekten Überblick über die persönlichen Daten und Vorlieben jedes Kunden zu erhalten, damit Sie maßgeschneiderte Angebote und Kommunikation anbieten können. Es erleichtert Ihnen auch die Zusammenarbeit mit Hotels, Transportunternehmen und anderen Partnern. Außerdem bietet es Analysetools zur Überwachung der Leistung Ihres Unternehmens.
ERP für Call-Center
Ein gutes ERP für ein Callcenter kann mit einer Telefonanlage, Internetanrufen und Mobiltelefonen verbunden werden. Es wird Werkzeuge für die Planung, Aufzeichnung, Transkription und Überwachung von Anrufen, automatische Anwahl, Identifizierung und Weiterleitung von Anrufern an die zuständige Person bieten.
ERP für Banken
Das Sammeln von Daten über den Kunden und die Analyse seiner Aktivitäten und seiner Kommunikation, um das beste Bankprodukt anbieten zu können, ist die Hauptfunktion von ERP für Banken, aber die besseren Systeme sollten noch mehr bieten. Von Tools zur Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die jedem Bankangestellten Zeit sparen, bis hin zur Integration mit anderen Systemen, die von der Institution verwendet werden.
ERP für die Versicherungsbranche
Die Identifizierung von Leads und deren Umwandlung in Kunden, eine bessere Datenverwaltung, eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens sowie die Benachrichtigung bei auslaufenden Verträgen oder das automatische Angebot neuer Verträge. Wenn Sie auf der Suche nach einem ERP-System für Versicherungsunternehmen sind, ist dies das Minimum, das es bieten sollte.
ERP für die Immobilienbranche
ERP soll eine übersichtliche Zusammenstellung von Informationen über Kunden, aber auch über einzelne Objekte ermöglichen. Maximale Rationalisierung der Arbeit jedes Maklers dank einer klaren Planung von Terminen und anderen Aktivitäten in einem persönlichen Kalender.
ERP für Großhandel und Einzelhandel
Es verbessert die Verwaltung von Kundendatenbanken und ermöglicht es Ihnen, jedem Kunden einen hervorragenden Service zu bieten. Darüber hinaus wird es Werkzeuge für die Verwaltung von Produkten, ihre Kategorisierung, die Festlegung von Preisen und Rabatten und die flexible Reaktion auf Marktveränderungen bieten.
ERP für die Produktion
Produkte und Interaktionen mit Ihren Lieferanten und Kunden katalogisieren, die Kommunikation aus verschiedenen Kanälen in einer Datenbank bündeln, Auftragsinformationen, Analysen, Zeitpläne sammeln, die Kommunikation innerhalb des Unternehmens koordinieren - denken Sie daran, dass ERP auch in der Produktion eingesetzt werden kann.
ERP für das Bildungswesen
Es gibt keine unüberbrückbare Kluft zwischen Bildung und Wirtschaft - erst recht nicht im Zeitalter der Privatschulen. Die Verwaltung der Daten Ihrer Studenten und Mitarbeiter funktioniert ähnlich wie die Verwaltung der Daten von Kunden oder Käufern. Auch hier brauchen Sie eine zentrale Datenbank, in der Sie die Informationen über jeden einzelnen Schüler abrufen können.
ERP für das Gesundheitswesen
Eine qualitativ hochwertige Patientenversorgung umfasst nicht nur die medizinische Arbeit selbst, sondern auch Verwaltung, Planung und Kommunikation. Aus diesem Grund ist ERP auch in Gesundheitseinrichtungen anwendbar. Suchen Sie nach einem System, das alle benötigten Patientendaten sofort den zuständigen Personen zur Verfügung stellt, das aber auch z. B. für die Verwaltung des medizinischen Bedarfs oder der Finanzen genutzt werden kann und das mit anderer Software für das Gesundheitswesen integriert werden kann.
Die Frage des Preises. Wäre ein maßgeschneidertes Online-ERP-System oder ein Self-Hosting-System die bessere Lösung?
Eine Reihe von ERP-Systemen, darunter unser AutomaticERPbietet eine duale Lösung an – Cloud-Hosting oder Implementierung des Systems auf Ihren eigenen Servern. Beide Lösungen haben ihre Vor- und Nachteile.
Cloud-Lösungen
1. durch die Wahl einer Cloud-Lösung entfällt die Notwendigkeit, eine oft teure IT-Infrastruktur zu erwerben. Sie müssen auch kein Personal haben, einstellen oder schulen, um das gesamte System zu implementieren und zu betreiben. Ein ERP in der Cloud ist in der Regel mit monatlichen Gebühren verbunden, aber es erspart Ihnen eine Menge Ärger.
Eigener Server
2. Beim Hosting auf Ihrem eigenen Server erwerben Sie die ERP-Software einmalig und können sie von da an unbegrenzt nutzen. Sie müssen den Überblick über alle Daten behalten und sie selbst speichern. Wenn Sie qualifiziertes IT-Personal beschäftigen, haben Sie viel mehr Kontrolle über die Daten und das gesamte System.
Natürlich können Sie jederzeit von einer Option zur anderen wechseln.
Aus rein preislicher Sicht ist es fraglich, welche Option besser ist. Eine einmalige Anschaffung ist deutlich teurer, aber bei langfristiger Nutzung können die monatlichen Cloud-Gebühren noch höher ausfallen.
In beiden Fällen müssen Sie auch die zusätzlichen Kosten für Schulungen, technische Unterstützung oder die Aufrüstung und Erweiterung des Systems mit neuen Funktionen berücksichtigen.
Wie viel würde ein internes oder cloudbasiertes ERP in Ihrem Unternehmen ungefähr kosten? Lassen Sie uns darüber sprechen, was Sie von Ihrem ERP erwarten, und lassen Sie uns einen Implementierungsvorschlag erarbeiten. Keine unnötigen Wattefunktionen und Module für Sie.
ERP-Systeme - die Liste der von ihnen angebotenen Funktionen ist oft beeindruckend. Aber braucht man sie alle?
Versuchen Sie daher zunächst, übertechnisierte Lösungen zu vermeiden und fragen Sie nur nach Funktionen, die Sie tatsächlich nutzen werden und die Ihnen helfen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
Die besten ERP-Systeme bieten Ihnen keine Pauschallösung, sondern eine modulare Lösung, die nur aus den Elementen besteht, die Sie wirklich benötigen.
Natürlich mit der Möglichkeit einer weiteren Expansion. Um eine bessere Vorstellung zu bekommen, sehen Sie sich zum Beispiel an, welche Art von Funktionen unser AutomaticERP bietet.
Jedes Unternehmen ist in Bezug auf seine Prozesse, seinen Kundenstamm und seine Wachstumsdynamik einzigartig. Viele ERP-Systeme versuchen daher, ein möglichst breites Spektrum an Funktionen für unterschiedliche Anwendungsbereiche anzubieten. Anwendungsbereiche. Von der Rechnungsstellung bis zum Projektmanagement, Callcenter, E-Mailing, Analysen und sogar Bestandsmanagement.
Wir haben bereits gesagt, dass Sie, sobald Sie sich für ein ERP entschieden haben, das Beste aus den Funktionen machen sollten, die es bietet. Das heißt aber nicht, dass man sie alle haben muss. Der größte Anfängerfehler vieler Unternehmen, die sich für die Einführung eines neuen ERP entscheiden, ist der übermäßig großzügige Kauf von Funktionen, die sie dann überhaupt nicht nutzen.
Die besten ERP-Systeme sollten eine breite Palette von Integrationsmöglichkeiten mit anderen Anwendungen bieten.
Unser AutoERP-System nutzt integrierte API-Key-Funktionen für die Verbindung mit externen Anwendungen und ermöglicht so die Kommunikation und den Datenaustausch mit einer breiten Palette von Anwendungen. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie sich vergewissern möchten, dass es mit den von Ihnen verwendeten Anwendungen funktioniert.
Egal bei welchem Anbieter Sie ein neues System beantragen, fordern Sie immer eine Testversion an.
Es macht keinen Sinn, Ihr nächstes System blindlings auf der Grundlage von hochtrabendem Marketing und leeren Versprechungen zu kaufen. Seriöse ERP-Systemanbieter sollten Ihnen immer eine kostenlose, unverbindliche Testversion ihrer Software für einen bestimmten Zeitraum anbieten.
Stellen Sie sicher, dass Sie mit der Software zufrieden sind. Wie gefällt Ihnen die Benutzeroberfläche? Ist sie klar und verständlich genug? Sind alle Kategorien und Unterkategorien klar beschriftet, logisch aufgebaut und leicht zu finden? Wie viele Klicks sind nötig, um eine bestimmte Aktion auszuführen?
Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit sind die Kriterien, die von bis zu 4 von 5 Benutzern bevorzugt werden. Vergewissern Sie sich zunächst, dass das von Ihnen gewählte System diese Kriterien erfüllt.
Wenn Sie herausfinden möchten, wie unser AutomaticERP in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionsvielfalt abschneidet, gibt es nichts Einfacheres, als die kostenlose Demo auszuprobieren – gleich jetzt!
Bietet der ERP-Systemanbieter auch Hilfe bei der Implementierung und Schulung an?
Neben einer unverbindlichen Testphase bieten ERP-Anbieter oft auch Schulungen und Unterstützung bei der Implementierung des Systems in Ihrem Unternehmen an.
Das beste ERP ist nutzlos, wenn es schlecht eingerichtet ist und Ihre Mitarbeiter nicht ausreichend geschult sind, um damit zu arbeiten.
ERP soll die Verkaufsprozesse beschleunigen, Marketingstrategien unterstützen und den Kontakt und die Kommunikation mit den Kunden erleichtern. Umgekehrt sollte es keine weitere technische Hürde sein, mit der Sie ständig zu kämpfen haben.
Welche Unterstützung bietet Ihnen der ERP-Anbieter in dieser Hinsicht? Ist er in der Lage, Schulungen vor Ort durchzuführen, oder beschränkt er sich auf die Bereitstellung schriftlicher Handbücher? Hat er Webinare oder andere Formen der Anleitung für Sie vorbereitet, damit Sie bei der Arbeit mit seinem Produkt nicht verwirrt werden?
Und ist er in der Lage, Sie bei der eigentlichen Implementierung des auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Systems zu unterstützen? Je größer die anfängliche Unterstützung ist, desto schneller können Sie das volle Potenzial des neuen Systems nutzen – und desto schneller können Sie die Gewinne zählen.
Neben der Hilfe bei der Erstimplementierung sollten Sie auch an einer zusätzlichen Kundenbetreuung interessiert sein. Bei AutomaticERP bieten wir zum Beispiel alle Formen von zusätzlichem Kundensupport an – online, telefonisch und schriftlich.
Selbst einige der bekanntesten ERP-Systeme arbeiten nach dem Open-Source-Prinzip. Was sind die Vorteile?
Unser AutomaticERP-System und viele andere ERP-Systeme sind quelloffen, mit frei verfügbarem Quellcode. Die Vorteile einer solchen Lösung sind vielfältig, um nur einige zu nennen:
Geringe Anschaffungskosten
Der Quellcode ist frei und kann nach Belieben verwendet und verändert werden. Sie können dies entweder selbst tun oder die Dienste eines Anbieters wie AutomaticERP in Anspruch nehmen.
Bei herkömmlichen ERPs zahlen Sie in der Regel nicht nur die Anschaffungskosten, sondern verpflichten sich auch, die Lizenz mindestens einige Monate lang zu nutzen (und in der Regel für eine begrenzte Anzahl von Benutzern).
Open Source ERP funktioniert so nicht. Sie können es jederzeit nutzen und wieder verlassen, wenn es Ihnen nicht mehr passt.
Kollaborativität
Für Open-Source-ERP spricht die Tatsache, dass es eine Gemeinschaft von Entwicklern gibt, von denen jeder Zugang zum Quellcode hat.
So können Sie eventuelle Fehler beheben und die Funktionalität der Software im Handumdrehen testen.
Die Software wird dank der unermüdlichen Arbeit der Gemeinschaft ständig verbessert.
Sicherheit
Da Open-Source-Software ständig von den Mitgliedern der Gemeinschaft überprüft wird, gilt sie als sicherer als Systeme, deren Quellcode nicht öffentlich zugänglich ist.
Auch die relativ kleine Nutzerbasis von Opensource spielt eine Rolle, die es als Ziel für Hacker und Virenangriffe weniger attraktiv macht.
Flexibilität
Die Vorteile von Open-Source-Software liegen nicht nur im gemeinschaftlichen Testen des Codes und der Fehlerbehebung. Jeder kann es so umprogrammieren, dass es zu seinem eigenen Geschäftsmodell passt.
Andererseits kann keine kommerzielle Software eine solche Funktionalität bieten, die den Bedürfnissen aller Unternehmen oder anderer Einrichtungen gerecht wird.
Sind Sie entschlossen, ein neues ERP- und oder CRM-System anzuschaffen? Es lohnt sich! Sie können den Preis um ein Vielfaches zurückbekommen
Laut einer Studie von Nucleus Research ist die durchschnittliche Rendite einer erfolgreichen ERP-Implementierung mehr als achtmal so hoch. Aber das Schlüsselwort ist hier erfolgreich. Sie sollten wissen, dass es nicht wenige erfolglose Umsetzungen gibt, die nicht zu den gewünschten Ergebnissen geführt haben.
Unabhängig davon, ob es sich um ein kleines oder ein großes Unternehmen handelt, ist es daher unerlässlich, dass Sie sich vor dem Kauf eines ERP-Systems über Ihre Ziele, Prioritäten und Ihr Budget klar werden und nur die Funktionen erwerben, die Sie unbedingt benötigen. Halten Sie sich gleichzeitig eine Hintertür offen und wählen Sie ein ERP, das weiter ausgebaut werden kann.
Beginnen Sie bescheidener und bauen Sie schrittweise auf. Mit AutomaticERP können Sie Ihr System Schritt für Schritt aufbauen. Sehen Sie sich an, was dieses OpenSource-Programm alles kann!
