Die Unternehmenswelt ist komplex und es kann zeitaufwendig und ineffizient sein, den Überblick über alle Prozesse zu behalten. Wie kann ein ERP-System Ihnen dabei helfen?
Es ermöglicht Ihnen, Dinge wie Marketing, Planung, Inventar und Personalwesen an einem Ort zu verwalten.
Im heutigen Artikel wird erklärt, was ein ERP-System ist und wie man es richtig auswählt und einsetzt.
Vergeuden Sie keine Zeit und konzentrieren Sie sich auf Ihr Geschäft.
Was ist ein ERP-System?
Die Abkürzung ERP kommt aus dem Englischen und bedeutet Enterprise Resource Planning. Es handelt sich um ein Computersystem für Ihr Unternehmen, das alle für eine ordnungsgemäße Unternehmensführung erforderlichen Prozesse integriert. Mit ERP-Software erstellen Sie eine Anwendung oder mehrere Anwendungen, die miteinander kommunizieren, um interne Angelegenheiten zu verwalten.
Vorteile eines ERP-Systems
Der Hauptzweck der ERP-Technologie besteht darin, den Geschäftsbetrieb zu vereinfachen und eine effizientere Verfolgung aller Prozesse zu ermöglichen. Mit dem richtigen ERP-System erhalten Sie jedoch viel mehr als nur alle Informationen an einem Ort. Die besten ERP-Systeme werden das Gesamtniveau Ihres Unternehmens anheben.
Zentralisierte Datenverwaltung
ERP-Systeme ermöglichen die zentrale Speicherung von Daten und Informationen, was einen einfachen Zugriff darauf bedeutet und Verlust oder Duplikation verhindert.
Gesteigerte Effizienz
Durch die Automatisierung einer Reihe manueller Prozesse, die sonst Stunden an Zeit in Anspruch nehmen würden, können Sie oder Ihre Mitarbeiter sich auf andere Dinge konzentrieren.
Bessere Planung und Kontrolle
Die Technologie ermöglicht eine bessere Planung und Kontrolle der Abläufe im Unternehmen. Sie erleichtert beispielsweise die Erstellung von Projektplänen, die Verfolgung von Beständen und die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Kommunikation zwischen den Abteilungen.
Verbesserte Leistung
Kostensenkungen in Verbindung mit erhöhter Produktivität verschaffen Ihnen mehr Zeit für die Verbesserung der Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen. Dank der Automatisierung können Ihre Mitarbeiter mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen, so dass Sie dem Wachstum Ihres Unternehmens Priorität einräumen können.
Besserer Kundenservice
Ein ERP-System hilft Ihnen, die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser zu verstehen und ermöglicht es Ihnen, dank der effektiven Kommunikation mit Ihrem CRM-System schneller und effizienter auf deren Anfragen zu reagieren.
Flexibilität
ERP-Systeme sind im Allgemeinen sehr flexibel und können auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden.
Bessere Entscheidungsfindung
Dank ERP-Funktionen wie der gemeinsamen Kalenderführung haben Ihre Teams Zugang zu vollständigen und aktuellen Informationen, was eine effizientere Entscheidungsfindung und Verwaltung ermöglicht.
Bringen Sie Ihr Unternehmen voran und verbessern Sie Ihre Geschäftsabläufe.
Hauptmerkmale des ERP-Systems
Wobei kann ERP Ihnen helfen? Als vielseitige Technologie kann es in allen Bereichen eingesetzt werden.
Buchhaltung und Finanzmanagement:
- Fakturierung und Zahlungsmanagement
- Analyse von Finanzdaten und Berichterstattung
- Buchhaltung und Budgetverwaltung
- Cashflow-Planung und Finanzkontrolle
- Steuerverwaltung und -abwicklung
Vertrieb und Kundenservice:
- Verwaltung der Datenbank ihrer Kunden und ihrer Kontakte
- Verwaltung von Aufträgen und Fakturierung
- Verwaltung von Kampagnen und Marketing
- Verfolgung von Verkaufsergebnissen und Leistung
- Analyse von Daten über Kunden und deren Kaufgewohnheiten
- Verwaltung von Reklamationen und Rücksendungen
Bestands- und Lieferkettenmanagement:
- Bestandsverwaltung und Bestandsverfolgung
- Verwaltung von Bestellungen und Wareneingang bei Lieferanten
- Verfolgung von Lieferungen und Auslieferung von Waren an Kunden
- Analyse der Kosten für Lagerhaltung und Logistik
- Bestandsplanung und Verwaltung der Lieferantenbeziehungen
Personalmanagement:
- Verwaltung von Mitarbeitern und deren Daten, einschließlich Gehältern und Sozialleistungen
- Planung der Arbeitskräfte
- Verfolgung der Anwesenheit von Mitarbeitern
- Leistungsdaten und Mitarbeiterbeurteilungen
- Verwaltung der Mitarbeiterschulung und -entwicklung
- Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten und Administration
Vereinfachen Sie manuelle und langwierige Prozesse in Ihrem Unternehmen.
Die Wahl des richtigen ERP-Systems für Ihr Unternehmen
Vor allem für kleinere Unternehmen gibt es eine Reihe von Faktoren, die bei der Auswahl zu berücksichtigen sind. Es gibt eine Reihe von ERP-Systemen auf dem Markt, doch nicht jedes ist für jeden geeignet. WAS müssen Sie also tun, bevor Sie sich entscheiden?
Bewertung der geschäftlichen Bedürfnisse und Anforderungen
Der wichtigste Schritt besteht darin, sich ein klares Bild von den Anforderungen zu machen, die das ERP-System erfüllen muss. Dazu gehören Anforderungen an Funktionen wie Kundenverwaltung, Bestandsverwaltung, Finanzdaten, Personalverwaltung und mehr. Je nach Größe des Unternehmens müssen Sie auch spezifische Anforderungen wie Kosten und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen.
Vergleich der verschiedenen ERP-Systeme
Sobald Sie eine klare Vorstellung von den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens haben, können Sie damit beginnen, die verschiedenen auf dem Markt erhältlichen ERP-Systeme zu vergleichen. Es gibt Lösungen für kleine und größere Unternehmen, daher ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, um das für Sie richtige System auszuwählen. Informieren Sie sich über verschiedene Anbieter und vereinbaren Sie einen Gesprächstermin, um zu sehen, was sie Ihnen bieten können.
Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Systemen
Wenn Sie bereits interne Anwendungen nutzen, ist es wichtig zu prüfen, ob das neue ERP-System diese integrieren kann. Wenn dies nicht möglich ist, müssen Sie einen relativ hohen Zeit- und Kostenaufwand für die Implementierung einkalkulieren.
Überlegungen zu den besten ERP-Systemen
Es ist wichtig, dass Sie auf Rezensionen und Bewertungen achten und versuchen, die Meinungen von Unternehmern einzuholen, denen es ähnlich geht wie Ihnen. Ein ERP-System, das von einem großen Unternehmen verwendet wird, ist wahrscheinlich nicht für ein kleines Unternehmen geeignet. Beachten Sie auch die Vorschläge und Meinungen von Experten aus den Bereichen Kommunikation, IT oder Management.
Holen Sie sich die ideale Lösung für Ihr Unternehmen und professionelle Beratung.
Aufgaben bei der Einführung des ERP-Systems
Was muss getan werden, bevor das ERP-System einsatzbereit ist? Sie müssen vor allem an zwei Dinge denken.
Integration mit bestehenden Systemen
Wenn Ihr Unternehmen bereits über Systeme wie Buchhaltungssoftware oder CRM verfügt, ist es wichtig sicherzustellen, dass die Daten aus diesen Systemen in das neue ERP-System übertragen werden können. Die Integration gewährleistet, dass die Daten synchronisiert werden und alle Systeme zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren. Planen Sie, welche Daten Sie übertragen wollen und bestimmen Sie die Integrationspunkte, d. h. die Punkte, an denen die Datenübertragung stattfinden soll. Ein Integrationspunkt könnte zum Beispiel eine API, eine Schnittstelle zur Dateiübertragung oder eine direkte Verbindung zu einer Datenbank sein. Sorgen Sie vor der Datenübertragung immer für ausreichende Sicherheit gegen unbefugten Zugriff, um sensible Informationen zu schützen.
Laufende Wartung und Unterstützung
Nach der Einführung des ERP-Systems ist es wichtig, Unterstützung für die Wartung zu erhalten, in der Regel in Form von Expertenhilfe. Dazu gehören Software-Updates, Tests, Sicherheitsprüfungen und andere Maßnahmen, die erforderlich sein könnten. Solche Dienstleistungen können von einem externen IT-Spezialisten, Ihrer IT-Abteilung oder einem Anbieter erbracht werden. Aktualisierungen dienen in der Regel dazu, verschiedene Fehler zu beheben oder bestehende Funktionen zu verbessern oder zu erweitern. Ein Sicherheitsaudit sollte nicht unterschätzt werden, insbesondere wenn Ihr ERP-System mit personenbezogenen Daten arbeitet; in solchen Fällen ist es in der Regel ratsam, es regelmäßig durchzuführen.
Bewährte Verfahren für die Einführung eines ERP-Systems
Dies ist ein anspruchsvoller Prozess, der sorgfältige Vorbereitung und gute Planung erfordert. Befolgen Sie diese Tipps, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten:
-
Erstellen Sie einen klaren Projektplan: Der Projektplan sollte eine Reihe von Zielen, einen Zeitplan, ein Budget, Ressourcen und Verantwortlichkeiten enthalten. Wichtig ist auch, dass der Projektplan flexibel ist und Änderungen berücksichtigt, die während des Prozesses auftreten können. Legen Sie z. B. fest, welche Daten Sie übertragen und wer für die Übertragung verantwortlich sein wird, oder wie Sie die Mitarbeiter schulen werden.
- Angemessene Kommunikation und Schulung: Die Kommunikation mit den Mitarbeitern im gesamten Unternehmen sollte kontinuierlich und zeitnah erfolgen, damit alle über Änderungen und neue Prozesse informiert sind. Informieren Sie in erster Linie die Teammitglieder, die derzeit am meisten mit den bestehenden Systemen arbeiten, wie z. B. die Datenverwaltung oder die Buchhaltung. Natürlich auch weitere Abteilungen, die auf das neue ERP-System umgestellt werden sollen. Während einige Mitarbeiter eine natürlichere Beziehung zur Technologie haben, sind andere vielleicht langsamer, wenn es darum geht, neue Funktionen und Prozesse kennenzulernen. Eine spezielle Schulung kann auch dazu beitragen, die Effizienz der Implementierung zu verbessern und künftige Komplikationen, die durch mögliche menschliche Fehler verursacht werden, zu minimieren.
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Jede Abteilung sollte eine klare Vorstellung davon haben, wie das ERP-System in ihrem Betrieb eingesetzt werden soll. Wenn sich die Einführung auf die bestehende Form der Zusammenarbeit zwischen zwei Abteilungen auswirkt, sollte Raum für die Klärung etwaiger Probleme und die Ermittlung möglicher Lücken reserviert werden. Auch die Definition der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der einzelnen Abteilungen sollte nicht unterschätzt werden, um Verwirrung in der Agenda zu vermeiden.
- Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung: Die Überwachung ermöglicht es Ihnen, das System bei Bedarf zu verbessern. Dazu gehören kontinuierliche Tests, Leistungsbewertungen und Rückmeldungen an Mitarbeiter und Lieferanten. Darüber hinaus sollten die Leistungsindikatoren kontinuierlich bewertet und die Rückmeldungen von Mitarbeitern und Auftragnehmern bei der Planung weiterer Anpassungen oder Aktualisierungen berücksichtigt werden.
Bewährte Verfahren für die Einführung eines ERP-Systems
Dies ist ein anspruchsvoller Prozess, der sorgfältige Vorbereitung und gute Planung erfordert. Befolgen Sie diese Tipps, um eine reibungslose Einführung zu gewährleisten:
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Erstellen Sie einen klaren Projektplan: Der Projektplan sollte eine Reihe von Zielen, einen Zeitplan, ein Budget, Ressourcen und Verantwortlichkeiten enthalten. Wichtig ist auch, dass der Projektplan flexibel ist und Änderungen berücksichtigt, die während des Prozesses auftreten können. Legen Sie z. B. fest, welche Daten Sie übertragen und wer für die Übertragung verantwortlich sein wird, oder wie Sie die Mitarbeiter schulen werden.
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Angemessene Kommunikation und Schulung: Die Kommunikation mit den Mitarbeitern im gesamten Unternehmen sollte kontinuierlich und zeitnah erfolgen, damit alle über Änderungen und neue Prozesse informiert sind. Informieren Sie in erster Linie die Teammitglieder, die derzeit am meisten mit den bestehenden Systemen arbeiten, wie z. B. die Datenverwaltung oder die Buchhaltung. Natürlich auch weitere Abteilungen, die auf das neue ERP-System umgestellt werden sollen. Während einige Mitarbeiter eine natürlichere Beziehung zur Technologie haben, sind andere vielleicht langsamer, wenn es darum geht, neue Funktionen und Prozesse kennenzulernen. Eine spezielle Schulung kann auch dazu beitragen, die Effizienz der Implementierung zu verbessern und künftige Komplikationen, die durch mögliche menschliche Fehler verursacht werden, zu minimieren.
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Jede Abteilung sollte eine klare Vorstellung davon haben, wie das ERP-System in ihrem Betrieb eingesetzt werden soll. Wenn sich die Einführung auf die bestehende Form der Zusammenarbeit zwischen zwei Abteilungen auswirkt, sollte Raum für die Klärung etwaiger Probleme und die Ermittlung möglicher Lücken reserviert werden. Auch die Definition der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der einzelnen Abteilungen sollte nicht unterschätzt werden, um Verwirrung in der Agenda zu vermeiden.
- Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung: Die Überwachung ermöglicht es Ihnen, das System bei Bedarf zu verbessern. Dazu gehören kontinuierliche Tests, Leistungsbewertungen und Rückmeldungen an Mitarbeiter und Lieferanten. Darüber hinaus sollten die Leistungsindikatoren kontinuierlich bewertet und die Rückmeldungen von Mitarbeitern und Auftragnehmern bei der Planung weiterer Anpassungen oder Aktualisierungen berücksichtigt werden.
Sparen Sie Zeit, Arbeit und Stress. Beginnen Sie mit der Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems.
