Suchen Sie eine bequeme Möglichkeit, den Überblick über Ihre Dokumentation und Verwaltung zu behalten? Dann ist es eine gute Idee, das richtige DMS (Dokumentenmanagementsystem) zu wählen. Was genau ist das, welche DMS gibt es und welche sollten Sie wählen? Damit befassen wir uns im heutigen Artikel.
Behalten Sie den Überblick über Ihren Schriftverkehr und Ihre Dokumente.
Definition und Erklärung von DMS - 4 häufig gestellte Fragen
DMS - was ist das?
DMS (Document Management System) ist eine Software, die für die zentrale Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Dateien in digitaler Form verwendet wird. Sie ermöglicht das einfache Suchen, Freigeben, Bearbeiten und Speichern von Dokumenten und Dateien in digitaler Form.
Warum ist das DMS-System wichtig?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist im heutigen digitalen Zeitalter wichtig, weil es Ihnen die Speicherung und Verwaltung einer großen Anzahl digitaler Dateien ermöglicht. Ein DMS vereinfacht Verwaltungsaufgaben, wie z. B. das Führen von Akten und erhöht die Arbeitseffizienz insgesamt. Ein DMS erleichtert auch die Sicherung von Dokumenten und Dateien vor unberechtigtem Zugriff oder Verlust.
Wie sieht ein DMS aus?
Ein Dokumentenmanagementsystem umfasst eine Vielzahl von Funktionen wie das Hochladen, Sortieren und Organisieren von Dokumenten, Indexierung, Suche, Zugriffsrechte, Versionskontrolle und gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Diese Funktionen helfen Unternehmen dabei, Dokumente und Dateien zu zentralisieren und die Arbeitseffizienz insgesamt zu steigern. DMS können mit Ihrem ERP-System kommunizieren, um einen ordnungsgemäßen Informationsfluss zu gewährleisten.
Welche Arten von DMS gibt es?
Es gibt drei Hauptarten von DMS: Cloud-, On-Premise- und Hybridlösungen. Bei Cloud-basierten DMS können Dokumente in der Cloud gespeichert und verwaltet werden, was einen einfachen Zugriff und Flexibilität ermöglicht, aber auch Fragen zur Datensicherheit aufwerfen kann. Vor-Ort-DMS befinden sich in der internen Infrastruktur eines Unternehmens, was eine bessere Kontrolle über die Daten ermöglicht, aber auch teurer und weniger flexibel sein kann. Hybride DMS sind eine Kombination aus beiden Arten und ermöglichen es Unternehmen, die beste Lösung für ihre Bedürfnisse zu wählen.
Hauptmerkmale von DMS?
- Dokumentenspeicherung und -abruf: DMS erleichtert die Speicherung von Dokumenten an einem zentralen Ort und die schnelle Suche nach Dokumenten anhand verschiedener Kriterien wie Schlüsselwörter, Dateinamen oder Erstellungsdatum.
- Versionskontrolle: Das DMS verwaltet verschiedene Versionen von Dokumenten und ermöglicht den Benutzern bei Bedarf den Zugriff auf verschiedene Versionen. So wird sichergestellt, dass jeder Zugriff auf die neueste Version des Dokuments hat.
- Zugriffskontrolle und Sicherheit: Das DMS ermöglicht es dem Administrator, Zugriffsberechtigungen für Dokumente festzulegen, um sensible Informationen zu schützen.
- Zusammenarbeit und Teamwork: Das DMS ermöglicht es den Benutzern, Dokumente gemeinsam zu nutzen und in Echtzeit zu bearbeiten. Dadurch wird die Zusammenarbeit beschleunigt und die Produktivität verbessert.
- Workflow-Automatisierung: Das DMS automatisiert verschiedene Arbeitsabläufe wie Genehmigungsprozesse, Benachrichtigungen über neue Dokumente oder Revisionen.
- Suche und Indizierung: Das DMS vereinfacht die Indizierung und Sortierung von Dokumenten nach verschiedenen Kriterien, so dass sie leichter zu finden und zu organisieren sind.
Vorteile der Verwendung von DMS
Was bringt Ihnen ein DMS außer einer übersichtlicheren Dokumentation und warum sollte jedes Unternehmen ein DMS haben?
Höhere Effizienz und Produktivität:
• Einfaches Suchen und schnelles Freigeben von Dokumenten
• Erleichterung des Projektmanagements
• Automatisierung von Arbeitsabläufen und Reduzierung des Zeitaufwands für administrative Aufgaben
Verbesserte Dokumentensicherheit und Datenschutz:
• Schutz vor Verlust oder Diebstahl von Dokumenten
• Zugriffskontrolle und Dokumentensicherheit vor unberechtigtem Zugriff
• Möglichkeit zur Erstellung von Sicherungskopien und zur Wiederherstellung von Dokumenten im Katastrophenfall
Bessere Organisation und Zugänglichkeit von Dokumenten:
• Zentrale Dokumentenablage und einfache Organisation
• Schnelle und einfache Verwaltung von Dokumentenversionen und -historie
• Die Möglichkeit, von jedem Gerät aus und von überall auf Dokumente zuzugreifen
Verbesserte Zusammenarbeit und Teamwork:
• Gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Zusammenarbeit in Echtzeit
• Einfache Kommunikation und Informationsaustausch
• Das Ergebnis ist ein besseres Kundenerlebnis, insbesondere in Kombination mit den besten CRM-Systemen
Verringerung des Papierabfalls und der Umweltbelastung:
• Verringerung des Verbrauchs von Papier und anderen Druckmaterialien
• Digitale Speicherung von Dokumenten und Verringerung der Zahl der physischen Archive
• Verringerung der mit der Papierherstellung und dem Papiertransport verbundenen CO2-Emissionen
Verbessern Sie die Verwaltung in allen Bereichen und modernisieren Sie das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen.
Die Wahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems
Bei der Auswahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen:
- Anforderungen und Bedürfnisse der Organisation: Der wichtigste Faktor ist die Frage, welche Anforderungen Sie an das DMS tatsächlich haben. Sie müssen berücksichtigen, welche Arten von Dokumenten und Dateien Ihre Organisation verwaltet, welche Funktionen benötigt werden, wie viele Daten gespeichert werden, welche Sicherheitsanforderungen bestehen usw.
- Kosten: Sie müssen die Gesamtkosten für die Implementierung und den Betrieb des DMS berücksichtigen, einschließlich der Kosten für Softwarelizenz, Hardware, Wartung, Schulung und Support.
- Skalierbarkeit: Die Organisation sollte prüfen, ob das DMS für den künftigen Bedarf und das Wachstum der Organisation ausreichend skalierbar ist. Es sollte festgestellt werden, ob das DMS im Laufe der Zeit eine einfache Erweiterung der Benutzer, der Datenspeicherung und der Funktionalität ermöglicht.
- Benutzerfreundlichkeit: Das DMS sollte einfach zu bedienen und benutzerfreundlich sein, um Frustration und Produktivitätsverluste zu minimieren. Die Benutzer sollten in der Lage sein, Dokumente und Dateien einfach zu suchen, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen.
Die besten DMS-Anbieter:
AutomaticERP:
AutomaticERP: AutomaticERP bietet DMS als Teil seiner CRM-Lösung an. DMS ermöglicht es Ihnen, verschiedene Arten von Dokumenten zu speichern und zu verwalten und sie einfach mit anderen Benutzern zu teilen. DMS bietet auch die Möglichkeit, Zugriffsrechte zu vergeben und Benachrichtigungen einzurichten.
DocuWare:
DocuWare ist eine Cloud-basierte DMS-Lösung, mit der Sie verschiedene Arten von Dokumenten wie Rechnungen, Verträge und mehr speichern und verwalten können. DocuWare lässt sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen, umfasst eine Versions- und Zugriffsrechteverwaltung und ermöglicht auch die Automatisierung von Prozessen.
Dropbox Business:
Dropbox Business ist ein beliebtes Cloud-basiertes Tool zur Dateiverwaltung und -freigabe, das auch DMS-Funktionen bietet. Mit Dropbox Business können Sie verschiedene Arten von Dokumenten speichern und verwalten, sie mit anderen Nutzern teilen und Zugriffsrechte festlegen.
eFileCabinet:
eFileCabinet ist eine cloudbasierte DMS-Lösung, die eine breite Palette von Funktionen für die Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten bietet. Zu diesen Funktionen gehören Indizierung, Versionskontrolle, Zugriffsrechte oder digitale Signaturen.
Google Drive:
Google Drive ist ein beliebtes Cloud-basiertes Tool zur Speicherung und Freigabe von Dateien, das auch DMS-Funktionen bietet. Mit Google Drive können Sie verschiedene Arten von Dokumenten speichern und verwalten, Zugriffsrechte festlegen und Dokumentversionen verwalten.
Alfresco:
Alfresco ist eine Open-Source-Dokumentenmanagement-Plattform, die die Speicherung, Verwaltung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten sowie die Steuerung des Dokumentenflusses ermöglicht.
M-Files:
M-Files ist ein DMS, das Funktionen zur einfachen Versionskontrolle, Dokumentenfreigabe und Zugriffskontrolle bietet.
Box:
Box ist ein Cloud-basiertes DMS-System, mit dem Sie Dateien in verschiedenen Formaten speichern, freigeben und den Zugriff darauf kontrollieren können.
Zoho Docs:
Zoho Docs ist eine Online-Plattform zur Verwaltung von Dokumenten, die es Ihnen ermöglicht, verschiedene Arten von Dokumenten zu speichern, zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten.
OneDrive for Business:
OneDrive for Business ist eine Cloud-basierte Plattform, mit der Sie verschiedene Arten von Dateien teilen und speichern können. Es umfasst auch Funktionen für die Echtzeit-Zusammenarbeit mit Dokumenten.
Einführung des DMS-Systems
Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist ein Prozess, der eine angemessene Planung, Vorbereitung, Implementierung und Wartung erfordert.
Befolgen Sie diese Schritte:
- Bedarfsanalyse – Bewertung Ihrer Anforderungen und Ihres Bedarfs an Dokumentenmanagement.
- Auswahl des richtigen DMS – Auswahl des DMS, das am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet ist und mit dem Sie Ihre Ziele erreichen können.
- Testen – Testen Sie das neue System und überprüfen Sie seine Funktionalität. Ermitteln Sie eventuelle Probleme und sorgen Sie dafür, dass sie behoben werden.
- Mitarbeiterschulung – Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen System geschult werden.
- Wartung und Support – Stellen Sie die laufende Wartung und den Support für Ihr neues System sicher. Überprüfen Sie regelmäßig, ob das DMS noch Ihren Anforderungen entspricht.
Beachten Sie die folgenden Verfahren
- Normung
- Indizierung
- Zugriffskontrolle und Sicherheit
- Automatisierung des Arbeitsablaufs
- Integration mit anderen Systemen
Nutzen Sie noch heute alle Vorteile von DMS und genießen Sie eine erstklassige Organisation.
